Darf der Arbeitgeber auf den E-Mail-Account des Arbeitnehmers in seinem Büro zurückgreifen?

In der Praxis stellt sich häufig die Frage, ob der Arbeitgeber auf den E-Mail-Account oder auf sonstige Speichermedien des Arbeitnehmers zurückgreifen darf, der z.B. wegen einer Erkrankung, wegen eines Urlaubs oder wegen Mutterschutz langfristig verhindert ist. Diese Frage ist nicht einfach zu beantworten, sie verdeutlicht aber die Notwendigkeit einer gesetzlichen Regelung. Der Gesetzgeber hatte in der Vergangenheit wiederholt den Erlass eines sogenannten Beschäftigtendatenschutzgesetzes in Angriff genommen, bis heute ist ein solches Gesetz aber nicht realisiert. Hier sollte der Gesetzgeber entsprechende Regelungen treffen.

Bis dahin gilt Folgendes:
Zunächst einmal muss der Arbeitgeber prüfen, ob und wenn ja, welche Bestimmungen in seinem Arbeitsvertrag, in etwaigen Betriebsvereinbarungen, tarifvertraglichen Regelungen oder sogenannten Privacy Guidelines enthalten sind. Vor Beginn eines Arbeitsverhältnisses sollte er erwägen – wenn Betriebsvereinbarungen, tarifliche Vereinbarungen oder andere Regelungen, die der Arbeitgeber bereits geschlossen hat, nicht entgegenstehen –, ob er grundsätzlich die private Nutzung des von dem Arbeitgeber gestellten E-Mail- und Internet-Systems verbietet. Dies würde die Rechtslage für ihn wesentlich verbessern und sie in seinem Sinne stark vereinfachen. Oft ist es aber üblich, dass der Arbeitgeber die private Nutzung »in angemessenem Umfang« gestattet. Hierbei macht er oft zur Auflage, dass private E-Mails ausdrücklich im Betreff als privat gekennzeichnet werden. Dies allein rechtfertigt aber natürlich noch nicht den Zugriff auf den dienstlichen E-Mail-Account. Der Arbeitgeber sollte für die o.g. Fälle Stellvertreterregelungen bereithalten und diese technisch einrichten. Dadurch werden sämtliche E-Mails an die Stellvertreter des betroffenen Arbeitnehmers weitergeleitet.

Das Landesarbeitsgericht Berlin-Brandenburg hat mit Urteil vom 16.02.2011 entschieden, dass der Arbeitgeber ein Zugriffsrecht auf den dienstlichen E-Mail-Account des Arbeitnehmers hat. In diesem Fall stritten die Parteien darum, ob die Arbeitnehmerin dem Arbeitgeber den Zugriff auf die in dem ihrer E-Mail-Anschrift zugeordneten elektronischen Postfach vorhandenen E-Mails vollständig verweigern könne. Das Gericht hat dies verneint. Wenn die Beschäftigten bei der Nutzung des Arbeitsplatzrechners die eingehenden E-Mails im Posteingang bzw. die versendeten im Postausgang belassen, so unterliegt der Zugriff des Arbeitgebers auf diese Daten nicht den rechtlichen Beschränkungen des Fernmeldegeheimnisses.

Dieses Urteil stellt aber keinen »Freibrief« für den Arbeitgeber dar. Entscheidet sich der Arbeitgeber dazu, den E-Mail-Account des Mitarbeiters zu öffnen, sollte er hierbei mögliche Vertrauenspersonen des Arbeitnehmers, wenn sich dieser hierzu nicht mehr äußern konnte, hinzuziehen, z.B. ein Mitglied des Betriebsrates, der Stellvertreter des betreffenden Arbeitnehmers. E-Mails, ob ausgehend oder eingehend, die im Betreff mit privat bezeichnet sind, dürfen nicht geöffnet werden.

Der Arbeitnehmer kann immer versuchen, gegen solche Handlungen mit einem Unterlassungsanspruch vorzugehen. Er kann auch an eine Abmahnung des Arbeitsverhältnisses durch ihn denken. Dieses ist insbesondere dann zu empfehlen, wenn er schon Abwanderungsgedanken hegt, und eine Möglichkeit sucht, das Arbeitsverhältnis möglichst kurzfristig zu beenden.

Beachtet der Arbeitgeber die o.g. Grundsätze penibel, kann er die aus entsprechendenE-Mails gewonnenen Erkenntnisse in einem Prozess gegen den Arbeitnehmer auch verwenden. Es besteht dann kein sogenanntes »Beweisverwertungsverbot«.

Die oben stehende Einführung in die Problematik  kann nur eine grobe Übersicht geben. Für jeden Einzelfall sollten Arbeitgeber sich mit dem Arbeitnehmer arbeitsrechtlichen Berater in Verbindung setzen, da etwaige Verstöße u.a. gegen das Fernmeldegeheimnis oder Verletzungen der Privatsphäre des Arbeitnehmers unangenehme Konsequenzen haben kann. Umgekehrt könnte die unberechtigte Kündigung des Arbeitnehmers, seinen Arbeitgeber Zugang zu seinem dienstlichen Account zu geben, arbeitsrechtliche Konsequenzen zeitigen.